Política de manejo de datos personales

Administrador de datos personales: Latinmed S.A.S. en adelante la Compañía
Domicilio Social: Av. Suba N° 106 A 28 Ofc. 204 CP.: 111111, Bogotá D.C. - Colombia
NIT.: 900.918.346-9

Correo de contacto con respecto al procesamiento de datos personales:administracion@fotonacolombia.com.

Objetivo
Garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la compañía dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

Alcance
Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de la compañia. Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.

Cumplimiento de la ley
La Compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

Finalidad
La Compañía informa a los titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa, y de recursos humanos de la Compañía; así como el desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura, y velar por la seguridad de personas y bienes relacionadas con la actividad de la misma.

La Compañía suprime o archiva los datos personales recaudados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato, se mantendrán en nuestro sistema como inactivos.

Autorización
La Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

No es necesaria la autorización cuando se trate de:

● Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
● Datos que sean de naturaleza pública
● Casos de urgencia médica o sanitaria
● Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
● Datos relacionados con el Registro Civil de la persona

Veracidad
La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a la Compañía.

Acceso y circulación de la información
En el tratamiento de la información la Compañía se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido la Compañía sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.

La información estará disponible en internet u otro medio de comunicación masivo siempre que el acceso esté controlado de acuerdo a las políticas de la Compañía y esté limitado a sus titulares o terceros autorizados para el tratamiento de la información.

Seguridad de la información
La Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.

La Compañía puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación esté aprobada por el Gerente.

Confidencialidad
La Compañía garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento.

Los colaboradores de la Compañía encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

Datos sensibles
La Compañía únicamente puede tratar datos sensibles cuando:

● El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento
● Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
● Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
● Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.

Derechos de los titulares
Los titulares de la información tratada por la Compañía tienen los siguientes derechos:

● Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
● Solicitar prueba de autorización otorgada a la Compañía, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización:
○ Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
○ Datos de naturaleza pública
○ Urgencia médica o sanitaria
○ Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
○ Datos relacionados con el registro civil de las personas
● Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
● Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
● Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la Compañía no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
● Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.
● El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo administracion@fotonacolombia.com.

Autorizaciones
La Compañía solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.

Consultas
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la Compañía para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la Compañía incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen. Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Los reclamos se hacen a través del correo electrónico administracion@fotonacolombia.com.

Los reclamos deben contener:
● Identificación del titular
● Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo
● Dirección
● Documentos adjuntos (si aplica)

Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.

La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.

La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

Transferencia y transmisión de la información
La Compañía suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:

● Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
● Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
● Terceros autorizados por el titular o por la ley.

La Compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales. A todo tercero que por su relación con la Compañía se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.

Transferencias Internacionales
La Compañía transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

● El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
● El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública
● Se trate de transferencias bancarias o bursátiles
● Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte
● Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
● Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales

Excepciones
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:

● Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
● Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
● Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.

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